RO AI EMPLOYEES / LEVEL 03
総務 / 特定業務の担当文書の分類・索引を、確認しやすい形に。
総務の中でも「文書の分類・索引」に集中するAI社員。分類候補、文書名、保存先候補、索引を用意し、担当者が次の確認や判断を進められるよう支えます。
AIキャラクターによる担当業務のご提案です。掲載内容は導入設計の例で、接続するツールや対応範囲は御社の業務に合わせて決めます。
AI EMPLOYEE CHANNEL
竹内さんの仕事を、動画で。
文書の分類・索引の仕事が、どう変わるのか。関連する解説・実演でイメージをご覧ください。
同じ職種や、仕事の進め方に関連する動画も含みます。新しい紹介動画は毎日更新します。
A DAY WITH TAKEUCHI
こんなふうに、仕事を頼めます。
「社内文書を種類ごとに分けて、索引を作って。」
入力・成果物のイメージです。実データで試し、人が確認できる状態を確かめてから運用します。
- 用意する情報
- 対象文書・保存ルール・閲覧権限の方針
- 受け取る成果物の例
- 分類候補、文書名、保存先候補、索引
HOW WE WORK
渡す情報と、返す形を決めて始めます。
仕事の範囲をそろえる
「文書の分類・索引」の対象、締め切り、確認者を決めます。原本や参照先がない情報は、未確認として分けます。
整理・下書きをつくる
分類候補、文書名、保存先候補、索引を中心に、決めた形で材料をまとめます。判断の根拠となる参照先も残します。
担当者が確かめる
成果物と原本を照合し、修正や次の処理を判断。確認が必要な内容が残る場合は、そのまま次の工程へ進めません。
HUMAN + AI
任せる範囲が、見える仕事に。
人が確認・判断すること
アクセス権、原本の保存先、移動・削除の可否。
送信・公開・確定登録・支払いなどの実行権限は、導入時に業務ごとに決めます。人事の採否や評価、会計・法的判断などは担当者や専門家が担います。最初に試す仕事
まずは「文書の分類・索引」の限られた件数・対象から。用意する情報と成果物を照らし合わせ、修正の手間も含めて確認します。
現在かかっている作業時間、確認に必要な時間、誤りの種類を測り、業務効率とコスト改善につながる範囲を見極めます。MEET THE TEAM
同じチームで連携する、ほかの担当。
隣の仕事まで頼みたいときは、同じチームのプロフィールもご覧ください。
担当の切り分けは、仕事を理解しやすくするためのものです。104名を一度に導入する必要はなく、必要な業務だけを組み合わせられます。
BEFORE YOU START
導入前に、よくあるご質問。
このAI社員を導入するには、何を用意すればよいですか？
「対象文書・保存ルール・閲覧権限の方針」が出発点です。実際に使う情報の種類、閲覧できる範囲、成果物を確認する担当者を一緒に整理します。初回の相談で機密資料やパスワードをお送りいただく必要はありません。
今使っているシステムでも利用できますか？
現在の保存先、帳票、業務ツールを確認し、連携の可否と方法を決めます。導入済みの製品名だけで連携可能とは判断せず、利用権限や出力形式を含めて確認します。
一人分だけ、小さく始められますか？
はい。「文書の分類・索引」など一つの担当業務から範囲を決められます。必要な設定・開発・運用費用を具体化し、結果を確かめてから対象を広げます。
「文書の分類・索引」を、
御社で任せるなら。
まずは一つの仕事から。現在の業務・利用中のツール・人が確認する範囲を伺い、導入する内容と費用を具体化します。